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打造时间管理指南

如何提高每天的工作效率

时间管理

最近在读一本很薄的小书《微习惯》,其中就提到几个很重要的观念,就是:

1. 人往往习惯性高估短期收益,而严重低估坚持做一件事的长期收益;
2. 只要开始行动,就比毫不作为强无数倍;
3. 相比在一天内做很多事,长时间坚持做一件事,累积起来的影响力会更大。

我提高工作效率的方法,总结起来有三个方面:

  • 注重“循环”,每天从总结开始,到计划结束,让工作计划成为一种习惯;
  • 要事第一,每天把三件最重要的事情做好就足够;
  • 做笔记:好记性不如烂笔头,把与工作的一切记录下来;

新人最重要的是建立一个好的工作习惯,来谈谈我的工作笔记法。

准备2个笔记本,一个是每天一页的日程本,一个A5的笔记本(方格本或者横线本)。

日程本用来记录每天每个时段做的事情。要如实记录,连续一个礼拜,你就大致可以发现上班的时间用到哪里去,有没有有效的投入工作。如果不知道怎么记录,去读《奇特的一生》。相信我,每天大多数时间用在上网、和同事闲聊八卦、微信和知乎上了。即使工作了十几年的我也是。

A5的笔记本我喜欢用T型布局的三栏式,上栏是标题栏,左上角标明日期,以及这一天最重要的信息。(先空着,稍后再回来)左栏是总结栏,根据日程本的记录,我会总结前一天完成了多少工作,这也是每天晨会时用来汇报的数据。

右栏是计划栏,我会用来写这一天的 To-do list。之所以放在右栏,人在做完前一天的总结工作后,更容易思考接下来的一天要完成点什么。

当天的工作计划基本上是以下4类:

1. 日常工作:每个工作日都必须要完成的,比如早上开机整理处理邮件,每天做新闻剪报,每天给上级写汇报,早上必须参加的晨会,在工作清单里给这些需要不断重复的留下一块位置。
2. 上一天遗留下来的工作:翻看一下前一天的工作日志里还没有打钩划掉的任务。转移到今天的 To-do list里。
3. 新工作计划:根据你的安排和工作进度,产生这一天里要完成的新任务。新人不能仅仅止步于被动接受工作,还要学习给自己生成任务。
4. 学习:上述工作都做完了还有时间?抓紧学习吧,以后忙起来再没有新人这么好的待遇了。

整理完上述 todolist,接下来你需要从中挑选出3件MIS( Most Important Things),写在笔记本的上栏。工作清单可能有几十项,但你最重要的精力应该花在这3件最重要的事情。

每天完成一个循环,然后再循环。坚持一个月下来,根据你的工作实际情况再不断改进,最终把工作模板调整成你最习惯的核实。

很多人说总结和计划的事情放在早上做效率最高。但根据我自己的经验,每天早上做会花半个小时,而每天下班前我只需要10分钟就能高效的完成从当天工作总结到第二天的工作计划的所有事,把所有和工作有关的留在公司,可以完全没有心理压力回家休息。

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